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品质管理系统对采购的通用要求

一、采购过程

组织的最高管理者应确保对评价和控制采购产品的有效和高效的采购 过程做出规定并保持文件化的程序,从而确保采购的产品能满足组织的需求和要求以及相关方的需求和要求。
对供方及采购的产品的控制的类型和程度应取决于采购产品对随后的产品实现或最终产品的影响。
组织应考虑在与供方沟通时使用电子媒介,从而达到对要求的最佳沟 通。为了确保有效和高效地实现组织的业绩,管理者应确保在确定采购过程时考虑以下活动:
——及时、有效和准确地识别需求和采购产品规范;
——评价采购产品的成本,考虑采购产品 的性能、价格和交付情况;
——组织对采 购产品进行验证的需求和准则;
——独特 的供方过程;
——考虑合同的管理,包括 供方和合作者的协议(包括年度采购计划);
——对不合格采购产品进行更换的保证;
——物流要求;
——产品标识 和可追溯性;
——产品的防护;
——文件,包括记录;
——对采购产品偏离要求的控制;
——进入供方的现场;
——产品的交付、安装或应用的历史;
——供方的开发;
——识别并减轻与采购产品有关的风险;
组织应与供方共同制定对供方过程的要求和产品规范,以利用供方的 知识使组织获益。组织也应吸收供方参加与其产品相关的采购过程,以提高组织采购过程的有效性和效率。这也有助于组织对库存量 的控制和获取。
组织应规定有关采购产品的验证、沟通和 对不合格做出反应等方面的记录的需求,以便证实其符合规范的要求。
二、控制供方的过程
组织应建立有效和高效的过程,以识别采购材料的可能的来源、开发 现有的供方和合作者,以及评价他们提供所需产品的能力,从而确保整个采购过程的有效性和效率。
控制供方过程的输入可包括:
——对供方相关经验的评价;
——供方与其竞争对手相比的业绩;
——对采购产品的质量、价格、交货情况及对问题的处理 情况的评审;
——对供方的管理体系进行审核并对其按期、有效和高效地提供所需产品的潜在能力的评 价;
——检查供方有关顾客满意程度的资 料和数据;
——对供方的财务状况进行评 估,以确信供方在整个预期供货及合作期间的履约能力;
——供方对询价、报价和招投标的反应;
——供方的服务、安装和支持能力以及满足要求的历史业 绩;
——供方对相关法律法规要求的意识 和遵守情况;
——供方的物流能力,包括 场地和资源;
——供方在公众中的地位和 所起的作用以及被社会认可的情况;
——所有 采购材料都必须符合现行的政府法规和安全规定(QS9000要求);
——如顾客有经批准的分承包方名单,则供方必须从该名 单上的分承包方处采购有关材料。其他分承包方只有经顾客工程部门批准并列入名单后,方可选用;
——分承包方的评价:供方应:1、满足分合同要求 (包括质量体系和特定的质量保证要求)的能力评价和选择分承包方,必须有分承包方选择体系,以能否符合要求的能力做为选择的 依据;2、 明确供方对分承包方实行控制的方式和程序。这种方式和程序取决于产品的类别以及分承包的产品对成品质量的影响。适 当时,还取决与已证实的分承包方能力和业绩的质量审核报告和/或质量记录;3、建立并保存合格分承包方的质量记录,也可使用非 “批准的承包方名单”的方法来满足此要求。
——分承包方的开发是指为改进分承包方的基本质量体系 所开展的活动,(如合同、研讨会、调查、纠正/预防措施、文件化等);开发的先后次序月应以分承包方在QS9000方面的需要 及产品/过程的重要性来确定;采用顾客选定的分承包方不能免除供方确保分承包方的零件、材料和服务质量的责任。
——分承包方的交付计划:供方 必须要求分承包方具有100%的按时交付的能力,供方必须提供必要的策划资料以使分承包方能满足此期望要求;供方必须建立 监视分承包方交付能力的体系以必要时采取的纠正措施。附加运费的记录必须包括供方和分承包方两者交付的费用。
——采购产品的验证:1、 当供方提出在分承包方货源处对采购产品进行验证时,供方应在采购文件中规定验证的安排以及产品放行的方式;2、当合同规定时, 供方的顾客或其代表应有权在分承包方处和供方处对分承包方的产品是否符合规定要求进行验证。供方不能把该验证用作分承包方对 质量进行了有效控制的证据。3、顾客的验证既不能免除供方提供可接收产品的责任,也不能排除其后顾客的拒收。
管理者应考虑在供方未能履约时保持组织业绩以及使相关方满意的措施。
三、供方及合作关系
与供方互利是质量管理的八项原则之一 ,故供方和合作者的关系是资源管理的重要组成部分。管理者应当与供方和合作者建立合作关系,坦诚明朗地进行沟通和交流,共同 提高增值过程(即能够带来价值的过程)的有效性和效率。
组织通过处理好与供方和合作者的关系,可获得如下各种 增值机会:
——优化供方和合作者数量,即使供方和合 作者数量最佳。最合理、最佳的供方和合作者数量应当是建立在组织与供方和合作者双方共同互利的基础上的,这一点有赖于组织及 顾客自身的需求;
——在双方组织的合适层次上进行双 向沟通,从而促进问题的迅速解决,避免因延误或争议造成费用的损失;
——在确认供方的过程能力方面与其合作;
——采取多种方式监控供方交付合格产品的能力,如果 组织能够通过过程能力测定和产品质量审核等方法确认供方具有持续提供符合质量、符合顾客要求和期望的产品的能力,则可减少甚 至取消类似于进货检验等重复验证程序;
——鼓励供方 实施业绩的持续改进方案并参与其他联合改进的启动工作,最终实现组织业绩的全面改进,更好地满足所有相关方的需求和期望;
——让供方参与组织的设计和开发活动,共享知识,并 对合格产品的实现和交付过程予以改进,从而有效和高效地改进工艺水平;
——让合作者参与采购需求的识别并确定共同的发展战 略、共享利润、共担风险、共同以高创造价值的能力;
——对供方和合作者做出的努力和获得的成绩进行评价并给予承认和奖励,进一步优化成本和资源的利用,提高供方和合 作者参与业绩改进的意识。
四、采购信息
组织应确 保采购的产品有书面程序,以明确如何保证符合规定要求。
——对供应商管理及开发上,应使用利于统计分析的电子 表格、数据库等工具;
——采购订单应有 一定的规则,要有统一的采购订单格式;
——采购的产品或服务,都必须有完整、清楚的描述。必须在采购单上说明对产品质量及货期等的要求;
——采购文件在发出之前必须经过审查和批准。
五、合格的供应商应具备下列特征:

中高管理层有正确的经营理念、 行为导向;

有适宜的行政组织机构;

有健全的行政管理制度;

有适宜的品质保证组织机构;

有健全的品管制度;

有一定的人力资源配备,包括技术人员、品管人员等;

有一定的设备资源配备,包括生产设备、 检验设备等;

有一定的生产场地、生产规 模,生产环境良好;

有一定的技术力量, 有健全工艺技术资料、操作指导书等;

能 提供稳定、品质一流的原材料。

六、挑选合格的供应商应遵循的步骤:
1 、了解、调查市场,收集供应商资料;
2、对初选供应商,要求其提供样品;
3、对样品进行检验;
4、对样 品进行小批量试生产;
5、对样品进行 中批量试生产;
6、对样品进行大批量 试生产;
7、组成考察小组,现场考察 、考核供应商;
8、初步确定为合格供 应商。
七、对供应商评估应包括:
1、信用评估:

公司规模,组织形态、人员编制 、员工数;

公司产品种类、比率、市场占 有率、设备状况;

公司经营者的经验、性 格、能力;

员工教育、人才长期培养计划 、人力资源计划;

公司组织图、职责分区 、权限;

公司经营、生产极其其他事务处 理状况

员工作业态度、出勤率、流动率、 薪资水准;

员工医疗保险制度、福利制度 ;

价格竞争力

资金制度、经营方针、投资计划。

2、技术评估:

开发、设计、生产技术组织

设计及技术人员水准;

人员对机械使用正确性、熟练度、设备维护改良能力;

开发新产品的能力;

技术来源及人才培养;

设计改良程度;

不良改良能力;

技术未来发展性。

3、设备评估:

工作场所的整理、整顿;

工量具的管理;

制造设备、生产线的布置;

制造设备的自动化程度;

仪器校验系统及场地固定规划;

仪器校验周期性;

校验后仪器日期标识;

制造设备的维护;

品管仪器稽核办法;

检测设备是否充足。

4、生产管理评估:

产销计划;

生产作业标准;

设备、人员和作业调配;

生产设备故障对策;

生产线品质不良对策;

生产改善活动;

材料计划及存量管理办法;

生产管理人员的经验、知识、能力;

库存管理;

定期召开产销协调会。

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