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SA8000管理体系审核流程

1.接受申请认证
受理认证申请——准备审核(组成审核组——文件预审——编制审核工作文件——编制审核计划——预审)——现场审核——(首次会议——文件审核——现场检查——访问工人—— 确定不符合项——编写不符合项报告——末次会议)——编写审核报告——纠正行动与跟踪审核

2. 准备审核
审核准备是实施审核的基础,准备越充分,审核实施就越顺利,效果越显著。从认证机构接受公司申请,在公司社会责任管理体系建立并至少运行3个月后,即可启动审核,开始审核准备。
2.1 认证审核申请的受理
1.公司应提交的文件
一旦公司决定申请SA8000认证,公司可以同SAI认可的认证机构联系,了解有关的程序、准备和条件,然后在咨询机构或认证机构的协助下,制定认证计划,逐步实施。
(1)申请书。申请书应是正式的,并由授权代表签署。申请书的内容应包括认证范围、申请公司同意遵守认证要求等信息。
(2)调查问卷。一般包括申请公司简况,如公司性质、名称、地址、人力及技术资源,有关社会责任管理体系及其活动的信息等。
(3)营业执照或法定代表人授权书。
(4)产品介绍及工艺流程。
(5)社会责任管理手册,手册内容较简单时应要求提交程序文件。
2.受理申请的条件
(1)申请方一般应具有法人资格,持有商业注册证明,具备二级或委托法人资格也可;
(2)申请方应按SA8000社会责任标准建立了文件化的社会责任管理体系;
(3)申请方的社会责任管理体系已经有效运行,已完成一次内部审核及管理评审;
(4)申请方的社会责任管理体系有效运行,一般应将全部要素运行一遍,并至少有三个月的运行记录。
3.认证机构的合同评审
认证机构应对申请方的要求进行评审,并形成记录。认证机构应确保:
(1)认证的各项要求规定明确,形成文件并得到理解;
(2)认证机构与申请方之间在理解上的差异得到解决;
(3)针对申请方申请的认证范围,营业场所及一些特殊要求(如申请方使用的语言、申请方的认证范围所涉及的专业技术等),认证机构有能力实施认证。
4.确定审核范围
社会责任管理体系审核是在审核范围内进行的,在认证过程中,从申请与受理、合同评审、实施审核到认证证书描述都涉及审核范围,确定审核范围应从公司管理权限、活动领域、现场区域等多方面考虑。审核范围最初由委托方依据被审核方体系建立的范围和拟认证的范围提出,由委托方和认证机构双方经过协商达成。确定审核范围的最好方式是由认证机构到被审核方初访时现场确认。 
2.2 组成审核组
认证机构受理审核申请后,应尽快成立审核组,指定审核组长,尽快开始审核准备工作。 
确定审核组的规模和成员时应考虑如下因素:
1.审核所依据的SA8000社会责任标准;
2.公司类型、规模、生产类型、复杂程度及有关法规要求;
3.审核组所需要的专业人员或专业技能;
4.使审核组成员特长或能力得到充分发挥的最佳组合;
5.有利于与被审核方联系、接触所需的语种、语言技巧和个人技巧;
6.能避免与被审核方产生利益冲突及其他相关因素。
审核组长应及时向审核组成员通报情况,根据成员的专业资格、经验和专长分配工作任务,必要时还可分成若干小组。
2.3 文件预审

序号 体系要求 结果 备注
1 社会责任政策声明
包括遵守SA8000标准要求的承诺;
包括遵守适用的法律法规,及其他要求的承诺;
包括持续改进的承诺;
有效地记录,实施并维持;
传达给全体员工,对公众公开;
提供社会责任管理运行框架;
是否全面承诺,最高管理者是否签字确认;
没有误导;
覆盖范围适当。
1.
1.1
童工
是否有直接或间接使用或支持童工的证据?
中国法律规定童工年龄为低于16周岁。
招工记录是否有工人年龄文件?
招工时,是否有效地检查工人年龄文件?
工人年龄文件证明是否过期?
1.2 是否制定拯救童工的程序并有效地向员工及利益相关方传达?
如果发现使用童工,是否向童工提供足够的支持,以便他们接受学校教育直到超过16周岁?
1.3 是否制定拯救童工和未成年工教育程序,并有效地向员工及利益相关方传达?
是否向学龄儿童提供教育支持?
童工和未成年工每天交通时间、上课时间和工作时间累计是否超过10小时?
1.4 公司是否将童工或者未成年工暴露在危险的、不安全的或不卫生的环境中,无论在工作场所内外?
是否根据中国法律规定办理未成年工登记手续,是否安排上岗前及定期体检?
中国法规规定未成年工年龄为超过16周岁但低于18周岁。
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否了解并尊重法津法规要求?
2
2.1
强迫劳动
是否有直接或间接使用或支持使用强迫劳工的证据?
是否所有工人都自愿受雇用工作?
是否使用监狱劳工或士兵?
是否要求交纳押金或扣押工人身份文件? 
是否检查工厂所有区域?
下班后,工人是否可以自由离开?
是否采用工作时间锁住工厂,或者休息时间锁住宿舍的方法来防止工人逃跑?
工人是否可以根据法规规定自由辞工?
通过检查保安合约、访问保安员,确认保安员是否只用作保护财产和人员安全等正常的保安目的?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否了解并尊重法律法规要求?
3
3.1
健康与安全
工作条件是否安全卫生?是否有足够的通风、照明和温度控制?
3.1 是否采取适当的措施防止工伤和意外事故?
是否采取切实可行的措施控制职业危害?
易燃易爆物品是否安全存放?
是否免费提供个人防护用品?
机器设备是否有适当的安全装置?
有害物品是否妥善存放和使用?
是否避免工人不必要地暴露在有害的工作环境下?
是否安装足够的灭火器或自动灭火系统?
3.1 安全出口是否有清楚的标志?
安全出口是否足够?
厂房结构是否安全并妥善保养?
是否有“三合一”厂房?
3.2 是否任命一名高层经理负责公司安全卫生,以确保符合标准和法规的要求?
3.3 是否定期安排安全卫生培训,包括新员工和调职员工,并保存记录?
3.4 是否建立一个安全卫生体系来检测、预防和应对安全卫生方面的潜在威胁?
是否建立事故报告、调查和处理程序?
是否保存工伤及事故记录? 
是否建立应急反应方案?是否定期演习和测试?
是否有足够受过训练的急救员和急救箱?
必要时能否得到紧急医疗救护?
3.5 是否为工人提供干净的厕所,而且数量足够?
是否为工人提供可饮用的水,并方便饮用?
工人使用厕所和饮水是否受到限制?
若有必要,是否提供卫生的食物存放设施?
饭堂设备及食物是否卫生、干净?
3.6 如果提供宿舍,宿舍是否干净、安全和卫生?
宿舍面积是否符合当地法规的规定,并满足基本的需要?
男女宿舍是否分开,有效保护工人隐私?
是否提供足够的澡堂或淋浴设备?
是否提供洗衣、晾衣设备?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否了解并尊重法律法规要求?
4
4.1
结社自由和集体谈判权
公司管理层是否尊重员工自由组建工会、参加工会以及集体谈判的权利?
4.2 结社自由和集体谈判受到法律限制时、公司是否协助员工通过类似的渠道获得独立和自由结社以及谈判权? 
公司是否协助员工选举工人代表,如提供场地、时间和资金方面的支持?
公司是否组建工人自己的组织,如工友会或康乐会?
公司管理层是否与工人代表展开对话和沟通?
4.3 工人代表是否受到歧视?
工人代晨能否在工作场所与工人接触而不受无理的限制?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否了解并尊重法津法规要求?
5
5.1
歧视
公司是否因为以下原因之一而存在歧视行为
种族
社会等级
国籍
宗教
残疾
性别
性取向
政治团体
工会会员
年龄
在以下几方面直接或间接从事或支持歧视行为?
招工
工资报酬和福利
培训机会
升职
解职
退休
5.2 公司是否干预员工为满足种族、社会等级、国籍、宗教、残疾、性别、性取向、政治团体和工会会员等需求而遵奉的信条和风俗的仅利?
公司是否制定政策和程序,以消除可能发生的干预和歧视?
5.3 公司是否允许带有性胁迫、威胁、凌辱或剥削性质的行为,包括姿势、语言及身体接触?
公司是否制定政策和程序以消除这种可能发生的凌辱或压迫?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?
6
6.1
征戒性措施
公司是否从事或支持体罚、精神或肉体压迫,以及语言侮辱?
公司是否制定征罚性措施的程序,是否提供申诉途径?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?
7
7.1
工作时间
每周正常工作时间是否超过48小时?采用中国法规规定每周工作40小时。
是否每周至少安排一天休息?即每周连续24小时的休息时间。
7.2 每周加班时间是否超过12小时?同时采用中国法规规定每天不得超逢3小时,每月累计加班时间不得超过36小时。 
是否支付额外的加班费,加班费是否按照中国法规规定计算?
工作日加班:至少正常工资标准X150%
休息日加班:至少正常工资标准X200%
法定假期加班:至少正常工资标准X300%
7.3 是否签定答合ILO规定的集体劳动合同,该合同是否符合标准和法规的规定
是否根据中国法规提供带薪年假?
是否根据中国汉规提供至少90天产假?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?
8
8.1
工资报酬
公司支付的工资是否达到当地最低工资标准?
工人工资是否满足员工的基本需要,并能提供一些可以随意支配的收入?
8.2 公司是否采用扣减工资的方法惩罚工人? 
工资和福利的组成是否清楚列明?
包括工作时间、基本工资、津贴、奖金、福利部分、扣减额。
是否为全体工人提供足额社会保险?
包括工伤、医疗、失业、养老和生育保险。
8.2 是否采用现金或支票方式支付工资?
是否以产品或其他非现金方式支付工资?
是否拖欠工人工资?
8.3 是否采用纯劳工的合约或虚假的学徒计划以逃避法定的责任?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?
9
9.2
管理体系
管理评审
公司高层管理者是否根据SA8000印标准和其他要求定期评审公司政策、程序和表现?
是否根据评审结果,采取必要的修订和改进?
记录和证据是否足够?
9.3 公司管理代表
公司是否任命一名高级管理者代表负责SA8000标准的实施?
9.4 非管理层代表
是否选出工人代表?
工人代表是否有机会与管理层进行沟通?
记录和证据是否足够?
9.5 规划与实施
公司所有员工是否了解并懂得SA80印标准要求?
公司管理层的角色、职责和权限是否明确?
是否对新员工和临时工进行培训?
是否为公司员工进行定期培训?
是否持续监督并确保体系有效运行?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
9.6-9.9 供应商/分包商和分供商的监控
9.6 公司是否建立并维持适当的程序,根据供应商履行SA8000标准的能力来评估并挑选供应商/分包商和分供商?
9.7 公司是否保存适当供应商/分包商的书面承诺书,对下列问题的承诺?
承诺遵守SA8000标准全部条款;
根据要求参加公司的监督活动;
发现违反标准的不符合项时,主动采取补救行动;
主动并完整地将其与其他供应商/分包商和分供商的商业关系通报给公司
9.8 公司是否保存适当的证据显示供应商、分包商和分供商遵守SA8000标准?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
9.9 是否有效监督家庭工人的工作条件?
9.10-9.11 处理疑虑和采取纠正行动
9.10 公司是否采取措施建立与工人的沟通渠道?如设立意见箱和咨询电话、指定负责人员等。
是否定期调查并回应员工和利益相关者提出的疑虑,并保存证据?
是否发生公司员工因提供有关SA8000的资料而受到歧视、解雇或其他惩罚性措施?
9.11 公司是否查出存在的不符合项?
公司是否对不符合项采取补救措施?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
9.12 对外沟通
公司是否制定并维持有效的程序,用于与外部利益相关者的定期沟通?
对外沟通内容是否包括管理评审和运行监督的结果?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
9.13 核实渠道
如果有合同要求,公司是否向利益相关者提供适当的资料及核实渠道?
如果有进一步的合同要求,公司是否通过采购合同,要求供应商和分包商提供类似的资料和核实渠道?
公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
9.14 记录
公司是否保存适当的记录,证明公司符合标准的要求?
认证审核范围:
审核地点是否明确?
审核范围已经全部审核?
政策是否适当?
是否有误导性限制和要求?
审核目标确认:
公司管理和措施能否证明公司对适用的法律法规的承诺?
公司管理和措施能否证明公司对政策和SA8000标准的承诺?
公司管理和措施能否证明公司对有效的内部监督和管理评审的承诺?
总的来说,公司社会责任管理体系和有关活动能否证明符合SA8000标准要求?
总的来说,公司社会责任管理体系能否证明持续符合SA8000标准要求的能力?

表一:SA8000社会责任管理体系审核检查表

在现场审核开始前,审核组成员应预先审阅被审核方提供的文件,包括社会责任管理体系手册、程序文件,相关管理文件和背景资料。背景资料包括公司营业执照、劳动年检报告、利益相关者意见和投诉、工会组织、客户(买家)社会责任守则及其审核结果、厂区平面图、生产工艺流程图、社区平面图、主要生产部门及工人人数、工作时间及班次安排、工资计算方法、厂规厂纪、劳动合同、工伤事故记录、车间空气测试报告及有毒有害物质清单等。如果提供的文件不够,审核组长应及时通知委托方。
文件预审的目的在于了解被审核方的社会责任管理体系文件(主要是管理手册)是否满足SA8000标准的要求,以确认能否进行现场审核,通过对管理手册、程序文件及背景资料的预审,了解被审核方的社会责任管理体系情况,为现场审核做好准备。文件预审应弄清楚以下几点:
1.文件内容是否覆盖SA8000标准的所有要求,不得回避或遗漏;
2.文件内容是否准确无误、切实可行,是否存在内部逻辑性和连贯性;
3.管理体系文件是否现行有效,是否符合文件控制程序要求;
4.名词术语是否与SA8000标准定义一致。
由于SA8000认证审核的特殊性,认证机构一般会通过互联网和专业检索服务机构检索被审核方是否有严重违反劳工标准的报道,当地主要劳工组织是否披鳕关于被审核方的严重违反劳工标准的恶性事件,确保被审核方没有不良记录。
文件预审后,审核组应提交一份书面的文件预审报告。对于文件预审中发现的问题,通常要求被审核方在规定期限内进行修改,直至通过审查,才能进行后续的现场审核工作。
2.4 编制审核工作文件
审核工作文件是指审核员在审核过程中所使用的,作为原始资料保存的各种规范性文件、记录、表格和清单,如现场审核检查表、首次会议和末次会议签到表、不符合项报告、纠正行动及审核报告等。
审核检查表是审核员进行审核的重要工具,也是审核工作的重要原始资料之一。全球各大认证机构都把审核检查表当作审核员的重要智力成果。编制审核检查表是一项技术性较强的工作,也是审核准备的一项重要工作。根据分工,审核员首先编出各自负责的部门或要素核查表,交由审核组长进行审阅,以保证体系审核的系统性,避免重复或者遗漏管理体系的要素。
审核核查表一般采用“一问一答”形式,答案是“是”是“否”,必要时提出补充(如图6-1)。
编制检查表时,要注意所提出的审核内容应以SA8000标准、法律法规要求以及被审核方的管理体系文件的规定为依据,不能以审核员自己的个人观点作为审核的依据。
应当注意,检查表是审核员的工作文件,没有必要披露给被审核方,更不能提前通报给被审核方,以致被审核方有针对性地做好准备,而现场审核时不能看到真实情况。
2.5 编制审核计划
审核计划就是审核组进行现场审核的一份详细的日程安排表,应先由审核组长拟出,一般包括以下内容: 
1.审核的目的和范围;
2.审核的类型和依据;
3.审核组成员名单;
4.进行审核的时间、地点;
5.被审核的部门;
6.主要审核活动的日期和持续时间;
7.与被审核方管理层举行会议的日程。

被审核方:ABC玩具制造厂(东莞)有限公司
审核目的:首次SA8000认证审核
审核准则:SA8000国际标准、有关劳动法律法规
审核组长:安德生
审核组成员:安德生、彼得乔
审按日期:2001年12月18日—19日
2001年12月18日
时间
A组
B组
08:30—09:00
首次会议
09:00—09:15
审核员会议
09:15—12:00 人事部:
审核工人花名册、人事记录、招工程序、劳动合同、人事政策、辞工程序及进厂培训资料等。
体系文件审核
管理手册、程序文件及作业文件;厂规及劳动纪律。
文件清单
证书及记录等
12:00—13:30
午餐及审核员会议
13:30—17:00 会计部:
工时记录、工资记录、押金及罚款扣款收据、计件工资制度、工资标准及加班费、津贴及补贴。
工人面谈

生产车间
小组面谈、单独面谈基本需求调查医务室、饭堂及宿舍,现场安全卫生条件
17:00—17:30
审核员会议
2001年12月19日
08:30—12:00 工资记录审核
生产日报、产量记录、计件工价福利和假期。
与工人代表面谈
结社自由及集体谈判权、歧视、投拆及申诉程序、奖劢处罚程序等。
厂房及辅助部门现场安全卫生条件童工、强迫劳动
与工人面谈
保安、安全代表。
12:00—13:30
午餐及审核员会议
13:30—15:00 管理者代表
管理体系(政策、角色、职责、规划与实施、法规法律要求)、供应商和分包商控制、纠正行动、对外沟通、核实渠道、监督制度和管理评审。
工人单独面谈
工作条件、工伤事故。
15:00—16:00
跟踪和核实 跟踪和核实
16:00—17:00
审核员会议及编制审核报告

表 2 SA8000社会责任管理体系认证审核计划
审核计划经批准后,应尽早采用正式方式通知被审核方,一般在审核前3个月由审核组长通知被审核方,并得到被审核方正式的确认,以便被审核方做好准备。如被审核方对审核计划提出异议,应立即通知审核组长,在实施现场审核前由审核组长与被审核方、委托人协商解决。如果某些细节过早泄露会影响客观证据的收集,这些细节可在审核期间再告知被审核方。
2.6 预审
预审是认证机构审核组在正式进行认证审核前,对被审核方现场进行的模拟审核,以便在认证审核前消除重大不符合项。预审并非认证审核必需的步骤,委托方可以根据被审核方社会责任管理体系的完善程度,决定是否需要预审。
1.预审的目的
(1)了解公司的基本情况,对有关体系文件进行补充审核,考虑其可操作性和合理性。
(2)评审公司的内部审核和管理评审信息和记录,确认其可信度。
(3)评价公司重大社会责任因素与政策、目标、指标、管理方案、运行控制、应急预案与响应等要素策划的一致性。
(4)初步确认被审核方的社会责任管理体系文件与实际运作的一致性。认证机构一般要求被审核方建立文件化的体系,并运行 3个月以上,开展过完整的内部审核及管理评审以后,才可进行认证审核。
(5)初步评估公司社会责任管理体系是否符合SA8000标准要求,及时发现不符合项并提交被审核方及时纠正,避免在正式审核时因重大不符合项而不能推荐认证。
2.预审的报告
预审与正式审核相似,也应有计划及报告、首次会议及末次会议,以及了解和收集客观证据的过程,但预审一般比正式审核时间较短。在预审过程中,审核员对发现的问题应形成“问题清单”并与被审核方交换意见。预审一般不开列《不符合项报告》,但有预审报告提交给认证机构及委托方。
预审报告可包括如下内容:
(1)被审核方社会责任管理体系概述。
①文件审核结论;<

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