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OHSAS18001:2007(GB/T28001-2011)标准解读之4.4.3条款

【标准条款:4.4.3沟通、参与和协商】

4.4.3.1沟通

针对其职业健康安全危险源和职业健康安全管理体系,组织应建立、实施和保持程序,用于:

——在组织内不同层次和职能进行内部沟通;

——与进入工作场所的承包方和其他访问者进行沟通;

——接收、记录和回应来自外部相关方的相关沟通。

4.4.3.2参与和协商

组织应建立、实施并保持程序,用于:

a)工作人员:

——适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定;

——适当参与事件调查;

——参与职业健康安全方针和目标的制定和评审;

——对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商;

——对职业健康安全事务发表意见。

应告知工作人员关于他们的参与安排,包括谁是他们的职业健康安全事务代表。

b)与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。

适当时,组织应确保与相关的外部相关方就有关的职业健康安全事务进行协商。


【理解要点】:

组织宜通过沟通和协商过程,鼓励那些受组织活动影响或关心其职业健康安全管理体系的人员,参与良好职业健康安全实践并支持其职业健康安全方针和目标。

组织的沟通过程宜提供组织内纵向和横向的信息传递。该过程还宜提供信息的收集和传播。组织宜确保向所有相关人员提供职业健康安全信息,使其能接收到并能得到其理解。

协商是管理者与其他人员或其代表就彼此关心的问题共同考虑和讨论的过程。它包含通过观点和信息的一般交换来寻求可接受的问题解决方案。

关心组织的职业健康安全管理体系或受其影响的人员示例包括:组织所有各层次的员工、员工代表、临时工、承包方、访问者、相邻组织或居民、志愿者、应急服务人员;保险员;政府检查人员或执法人员。

组织宜建立程序用于组织内不同职能和层次间的内部沟通和用于与相关方的外部沟通。

组织宜将有关其职业健康安全危险源和职业健康安全管理体系的信息有效传达给包含在管理体系之中或受到管理体系影响的人员,以便使其在适当时能够积极参与或支持对人身伤害或健康损害的预防。

在制定沟通程序时,组织宜考虑以下方面:

——信息的目标接收者及其需求;

——合适的方法和媒介;

——当地文化、习惯方式和可利用的技术;

——组织的复杂性、结构和规模;

——工作场所有效沟通的障碍,如文化水平或语言上的障碍;

——法律法规和其他要求;

——各种各样贯穿于组织所有职能和层次的沟通模式和信息流的有效性;

——沟通有效性的评估。

职业健康安全问题可通过诸如以下方法传达到员工、访问者和承包方;

——职业健康安全简报和会议,入职和上岗谈话等;

——包括职业健康安全问题信息的通讯、海报、电子邮件、意见箱或建议方式、网站、公告板。

将关于职业健康安全风险和职业健康安全管理体系的信息有效传达到组织的各不同层次,以及就这些信息在组织各不同职能之间进行有效沟通,这些都非常重要。

这宜包括下列信息:

——有关管理者对职业健康安全管理体系承诺的信息(如为改进职业健康安全绩效所采纳的方案和所承诺的资源等);

——关于识别危险源和风险的信息(如关于运行过程的流程、所用材料、设备的规范和工作实践观察的信息等);

——关于职业健康安全目标和其他持续改进活动的信息;

——与事件调查相关的信息(例如:所发生事件的类型;导致事件发生的因素;事件调查的结果等);

——与在消除职业健康安全危险源和风险方面的进展有关的信息(如表明已完成或正在进行的项目进展的状况报告);

——与可能对职业健康安全管理体系产生影响的变化有关的信息。

建立和保持用于与进入工作场所的承包方和其他访问者进行沟通的程序非常重要。沟通的程度宜与他们所面临的职业健康安全风险相关。

组织宜作出妥善安排,将其职业健康安全要求明确传达给承包方。程序宜适合于与所开展工作相关的职业健康安全危险源和风险。除了就绩效要求进行沟通外,组织还宜就与不符合职业健康安全要求有关的后果进行沟通。

合同常用于传达职业健康安全绩效要求。可能还需将其他现场安排(如项目前期的职业健康安全策划会议)增补到合同中,确保适当措施得到实施以保护工作场所内的每个人员。

沟通宜包括与任何所执行的特定任务或将开展工作的区域相关的运行控制措施的信息。此类信息宜在承包方进入现场前予以传达,并在工作开始的适当时候,对附加的或其他信息(如现场巡视等)予以增补。组织还宜建立适当的程序,用于当出现影响承包方职业健康安全的变化时与承包方进行的协商。

在建立与承包方沟通的程序时,除了现场所开展活动的特定职业健康安全要求外,还需考虑以下可能与组织相关的方面:

——关于每个承包方的职业健康安全管理体系信息(如针对相关职业健康安全危险源已建立的方针和程序等);

——对沟通方法和范围具有影响的法律法规或其他要求;

——以往的职业健康安全经验(如职业健康安全绩效数据等);

——工作现场存在多个承包方;

——执行职业健康安全活动(如:有害暴露监视、设备检查等)的员工;

——应急响应;

——将承包方的职业健康安全方针和做法与组织和工作现场的其他承包方相结合的需求;

——对于高风险的任务,附加协商和合同规定的需求;

——对经协商确定的职业健康安全绩效准则符合性的评价要求;

——事件调查过程,不符合和纠正措的报告;

——日常沟通安排。

对于访问者(包括送货员、顾客、公众、提供服务的人员等)等,沟通不但可能包括警告标志、安全屏障等,还可能包括口头和书面沟通。宜予以传达的信息包括:

——与访问者相关的职业健康安全要求;

——疏散程序和警报响应;

——交通控制措施;

——准入控制措施和陪同要求;

——任何所需穿戴的个体防护装备(如护目镜等)。

组织需建立适应的程序,用于接受外部相关方的相关信息,并形成文件和作出回应。

组织宜依据其职业健康安全方针和适用的法律法规和其他要求,提供适当且前后一致的、关于其职业健康安全危险源和职业健康安全管理体系的信息。这可能包括组织有关正常运行和潜在紧急情况的信息。

外部沟通程度通常包括所指定联络人的识别。需注意将适当的信息以前后一致的方式予以传达。这在紧急情况下显得尤为重要,因为此时要求定期更新信息和(或)需答复更广泛的问题。

对于组织的工作人员积极而持续地参与职业健康安全实践和评审活动以及适当时参与职业健康安全管理体系的建立,组织的程序宜处理此方面的需求。参与的安排宜考虑到任何法律法规和其他要求。

组织宜告知工作人员对其参与所做的安排以及在职业健康安全事务上代表他们的个人。职业健康安全代表的作用宜予以界定。

除了GB/T 28001-2011中4.4.3.2的要求外,组织关于工作人员参与的程序可包括:

——就选择适当的控制措施进行协商,包括就控制特定危险源或预防不安全行为的可选方案的利弊进行讨论等;

——参与改进职业健康安全绩效并提出建议;

——就影响职业健康安全的变更,尤其在引入新的或不熟悉的危险源之前进行协商,例如:

a) 新的或经改造的设备的引入;

b) 所用建筑物和设施的建造、修改或变更;

c) 新的化学制品或材料的使用;

d) 重组、新的过程、程序或工作模式等。

在建立工作人员参与的程序时,组织宜考虑对参与的潜在激励和障碍(例如:语言和文化水平问题、对报复的恐惧等)以及保密和隐私问题。

适当时,组织宜建立与承包方和其他外部相关方协商的程序。组织可能需要与监管机构就某种职业健康安全事务(如职业健康安全法律法规要求的适用性和解释)进行协商,或者与应急服务机构进行协商。

在考虑需要与承包方就影响其职业健康安全的变更进行协商时,组织宜考虑以下方面:

——新的或不熟悉的危险源(包括可能由承包方带来的危险源);

——重组;

——新的或改进的控制措施;

——材料、设备、有害暴露等的变化;

——应急安排的变更;

——法律法规和其他要求的变化。

对于与外部相关方的协商,组织宜考虑的因素如:

——应急安排的变更;

——可能影响相邻组织或居民的危险源或来自相邻组织或居民的危险源;

——法律法规和其他要求的变化。

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