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中效校建立ISO9001质量管理体系认证步骤

  我国中小学校开展ISO9000质量管理体系认证已有三四年的时间了,已获证的学校约500余家, 中小学校通过认证达到了以下公认的效果:

        1.提高学生、家长、用人单 位以及公众的信心;
        2.建立更佳的学校形象;
        3.学校各级人员的职责权限明确、效率提高;
        4.使教学管理规范化,运作更清晰,提高教育质量;
        5.使学校资源配置更合理,现有资源得到更充分的利用;
        6.实现学校制订的教学目标要求,使家长、学生、和公众满意;
        7.提高了学校办学效益和综合竞争能力;
        8.提高了员工质量保证的意识;
        9 .减少对学校的投诉。

  其收效是:规范了学校管理,提高了教学质量,明确了职责权限,提高了管理水平 ,扩大了社会影响,提高了知名度,保证了人才规格,提高了竞争力。那么如何获得认证的呢?笔者结合自己多年从事认证工作的经 验谈一下。

  一. 简述什么是ISO9000质量管理体系?什么是ISO9001质量管理体系认证?

  1. 什么是ISO9000质量管理体系?
     
  国际标准化组织(ISO) 发布ISO9000标准十多年,经87版、94版到如今已是2000版,我们现在所提到的即是2000版质量管理体系。
     
  2000版ISO9000族标准反映了当代质量管理思想、质量经营观念、质量改进 方法的变革和发展。国际著名的管理大师(如朱兰、戴明、费根堡姆等)的质量思想和质量研究的成就都体现在新版ISO9000族标准中 。它适用于各种规模、各种行业的组织,对服务业亦具有良好的适用性。教育行业作为服务业属于ISO9000族标准第39类产品中的第37 类。教育行业的认证类别为M80,下面又细分为:M80.1初等教育,M80.2中等教育,M80.3高等教育等。
     
  ISO9000族系列标准包括:
  ISO9000:2000《质量管理体系- 基础和术语》
  ISO9001:2000《质量管理体系-要求》(用于认证)
  ISO9004:2000《质量管理体系-业 绩改进指南》
  ISO19011:《质量和环境管理体系审核指南》
     
  2.明确了什么是质量管理体系后,我们谈一下什么是质量管理体系认证:
     
  质量管理体系认证,是指对组织的质量管理体系进行第三方评定和注册的活动,目的在于通过评定事后监督来证明组织质 量管理体系符合并满足需方对该体系规定的要求,对组织的质量能力予以独立的证实。质量管理体系认证作为一种独立的认证制度, 由于其适用面广、灵活性强,对一个组织建立和完善质量管理体系的促进作用很大。所以组织在引入质量管理体系后一定要认证这里 的组织即是学校。
     
  二. 我国目前认证认可事业简介
     
  我国目前认证认可工作的主管单位是中国国家认证认可监督委员会(CNCA) 、中国认证机构国家认可委员会(CNAB)和中国认证人员与培训机构国家认可委员会(CNAT),由这三个部门对从事认证认可工作的 机构进行批准、监督和指导。从事认证认可工作的机构分成三类:
     
  一类 是认证咨询机构,认证机构所进行的工作是协助各类组织(这里指公司集团、企事业单位、教育机构等)从事认证咨询工作,协助组 织建立各种管理体系,包括质量管理体系,以便组织顺利地通过第三方认证。
     
  二类是认证培训机构:认证培训机构的工作是按照中国认证机构与培训机构国家注册委员会(CNAT)的培训要求,培训 ISO9000质量管理体系及其他管理体系的国家注册审核员及内部审核员,合格后颁发证书并协助获证人员向中国认证机构与培训机构国 家注册委员会进行注册。
     
  三类是认证机构,对申请认证的组织进行审核 并提供认证注册服务。按国家认监委的规定,为保持审核的公正性,认证机构严禁从事咨询活动。
        
  三. 中小学如何建立ISO9000质量管理体系并获得认证?
        
  (一)选择咨询机构建立ISO9000质量管理体系
  中小学 校申请ISO9001质量管理体系认证的前提是由认证咨询机构协助学校建立一套符合学校实际的ISO9000质量管理体系,在将其所建体系 运行三个月后,向认证机构申请认证注册。
  建立质量管理体系是一项复杂的系统工程须投入一定的财力、物力、人力 资源,需要校长的大力支持。学校既然投入一定的人力、物力就应该慎重挑选一家有国家认证认可监督委员会批准的有认证咨询资质 的、并且熟悉教育管理的咨询机构,这样的机构才有能力保证协助学校建立质量管理体系。如何选择咨询机构呢?
   1. 首先要看他们有无国家认监委批准的资质证书。
  2. 最重要是该咨询机构是否有建立学校质量管理体系 的经验,所要派出的咨询师是否有教育管理的经验及ISO9000质量管理体系认证相关经验,一般来讲咨询师首先要具备国家注册实习审 核员资格(注:目前CNAT正在搞国家注册审核员向国家注册咨询师的转换工作,目前还在沿用国家注册审核员作咨询师)。
  3. 还需要对此机构所咨询过的学校进行实地考察,听取被考察的校方领导意见。掌握好以上三点,对维护中小学校 自身的利益,避免上当受骗是至关重要的。非法的咨询机构因不了解教育教学规律,合同签订后无法往下实施,要么找各种借口拖延 你时间,要么一走了之,使学校蒙受损失。对于非法从事认证咨询的机构,学校可以向国家认监委(CNCA)举报,国家认监委对此类 非法咨询机构是有一整套惩罚措施的,除对其外以罚金外,还勒令退回已收的咨询费予被咨询方。这样既可以挽回已被骗去的资金, 使学校的合法权益得到保护,又可以避免浪费校长和学校的宝贵时间。在选择好咨询机构之后,要与之签订咨询合同,费用一般在 10—12万元,视学校规模而定。
     
  接下来就要在认证咨询机构的咨 询师的指导下,开展以下七个阶段的重要工作:
     
  A.准备阶段
  1. 对学校现状诊断
  咨询师向校长了解学校现状,对学校现有管理情况进行细致的全范围诊断,让咨询师全 面详细地了解学校的教学流程、组织职责、权限及流程安排的合理性、部门运作接口的顺畅度、诊断学校存在的问题。与咨询师与校 长共同编制诊断报告。
  2.人员的配置
  选择推荐任命管理者代表,明确质量管理体系归口部门及管理人 员,并由校长决定是否成立ISO9000推进小组。

  B.培训阶段
  1.领导层及中层的培训:
  结合诊断结果,
  从学校实际运作及教育教学服务过程的特点对领导层(校长、副校长)和中层干部进行 ISO9000管理意识的培训。让中层干部了解学校存在的问题,发挥他们的带头作用,协助领导进行决策为建立一套有责(职责)、有序 (秩序)、有效(效率)、高效(效率)的规范化、系统化、科学化的管理体系打下良好的基础。
  2.全员培训:
  对全体教职员工进行ISO9000标准的宣传和贯彻,使全体教职员工了解ISO9000标准的内容及要求。让教职员工充分参与, 可以极大的鼓励士气,从而使学校建立质量体系工作及以后的工作都得以顺利完成。
  3.内部质量审核员培训:
  根据学校的情况由校长指派人员进行内部质量审核员的培训,由具有培训资质的培训机构进行统一的考试,考试合格后, 应发给国家承认的内部审核员证书,证实接受培训人员已符合规定的要求,具有承担内部质量审核的能力。内部审核员应是体系文件 主要编写人员,他们对标准掌握的程度直接影响学校体系的建立和建立后的实施工作,应让其充分发挥主观能动性,校长应给内部审 核员参与质量体系管理工作创造条件并给予支持。
        
  C.体系设计阶 段
  在咨询师的指导下校长和中层干部对质量方针和质量目标,组织结构、职能分配、职位职责、体系文件构架、教育 教学流程进行设计。
        
  D.体系建立阶段
  此阶段为重 点阶段。
  1.体系文件编写:
  质量文件的编写是建立健全质量管理体系的重中之重,文件编写的好与坏 关系到整个体系的运行及学校的发展。
     
  在咨询师的指导下,根据职能分 配的设计由校长选定文件编写人员,制定文件编写计划,由ISO9000质量体系负责人统一领导体系文件编写工作。根据ISO9001:2000 版对文件的要求,编写的文件应包括:质量手册(纲领性管理者应用文件)、程序文件(规范性部门应用文件)、作业性文件及规章 制度(操作性教师及员工应用文件)、记录(贯穿于以上三者特定性引用或使用的文件)。
     
  质量体系文件具有法规性、唯一性、适用性、系统性的特点。在文件编写的 过程中要注意以下几点:(1)一定要结合组织的实际,要有自己的特色。(2)质量管理体系必须文件化确保控制所需的程度。(3) 一个组织只能有唯一的质量管理体系文件。(4)质量文件应便于执行。(5)既要分层又要相互协调。(6)质量文件必须符合文件控 制的要求。(7)质量文件必须具有可操作性。
        
  2.审查修订文件:
  咨询师在指导文件编写完后与校长、管理者代表、中层干部及文件编写人员一起对文件的完整性、覆盖性、符合性、 操作性、协调性及各部门的接口进行讨论及审查。对讨论过程中提出的问题进行更改,确保文件在实施阶段能够得以有效顺利运行。

  3.文件发布:
  由学校最高管理者——校长在全体教职工大会上宣读体系运行发 布令。主管部门将体系文件发放给每个相关部门的负责人及相关的使用人员,作业指导书分发到使用部门的主管,表格样本将保留在 使用部门并做好发放记录及标识。
        
  E.体系实施阶段
   1.体系运行总动员
  由最高管理者以会议的方式进行,参加人员主要是涉及体系运行的所有教职工。主要内容包括: (1)系运行的总体要求。(2)体系运行各部门应注意的事项。(3)全体员工的职责与要求。(4)管理意识的建立。(5)体系实施 过程。
        
  2.体系实施的培训
  体系正式运行后应由咨 询师对各部门人员实施文件的要求和方法进行讲解,以便于更好地实施质量体系文件。主要培训内容包括:(1)前期工作回顾。(2 )体系运行的总体要求。(3)学校文件化质量体系介绍。(4)质量手册的作用及实施要求。(5)程序文件的作用及实施要求。(6 )作业指导书的作用及实施要求。(7)体系实施的方法及记录(分部门讲解)。(8)体系实施中各部门常见问题。(9)实施中出现 问题的解决方法。
        
  3.体系文件运行指导和检查
  体 系运行过程中,咨询师应对各部门文件实施人员进行辅导,并和学校有关人员一起解决部门中常见的问题、薄弱环节和部门的交叉接 口,协调各部门的运作,理顺运作流程。文件化体系运行一个月后,在正式的内部质量审核前,
  应对各部门的实施情 况进行检查, 检查结果将形成书面文件提交校长由有关人员并进行改进。
        
  4.文件适用性修订
  根据体系运行检查的结果以及各部门文件实施的情况,安排对文件进行修订,此次修订 将主要考虑经过一段时间运作后发现的,文件中无法执行或不具有可操作性的内容进行适用性修改,使文件更适用于学校的运作。
        
  F.体系评价和改善阶段
  1.内部质量审核
   学校质量体系正式运行后,校长根据体系检查的结果决定内部质量审核的时间,咨询师指导内审员对学校的质量体系运行情况进行审 核。为了使审核真正具有客观性,标准要求“审核员不应审核自己的工作”。也就是说,审核不能自己对自己进行,而是 要由独立于审核活动之外,与审核活动无关的人员来进行,这一点也相当重要。
        
  内部审核同样采用首次会议-现场审核-不合格报告-运行状况判断-末次会议-审核报告的模式进行。
        
  任何一次内部审核,都可能(甚至是都必然的)发现一些不合格。内部 审核的目的就是通过发现不合格并进行改进来促进质量管理体系的完善。因此,审核结束后,跟进措施更加重要。审核后的跟进措施 包括:(1)向管理者报告审核结果。(2)对发现的问题及时采取纠正措施。(3)对纠正措施的验证。(4)对验证结果进行报告。

  2.管理评审
  质量管理体系建立起来了,也运行了,但是否适宜、充分和有效,作为最高管理者来说 ,应胸中有数,以便采取下一步的措施。管理评审正是识别和确定上述三个“是否”的有效方法。通过管理评审,才能形 成“闭环”。管理评审是最高管理者的职责。它的输出涉及到组织的重大决策,应由最高管理者来“拍板”。 有时,管理评审还可能涉及到学校的战略策划,不少组织的管理评审走了过场,徒具形式,不能达到预期的目的,校长应予以重视。 管理评审应在咨询师的指导下进行。并对管理评审中所提出的问题采取后续纠正和改进工作。
        
  3.体系纠正及改进
  根据内部质量审核的结果、管理评 审的结果、顾客满意度测量分析的结果、顾客投诉的结果等有关数据分析,有关部门应在咨询师的指导下对学校内部的管理体系进行 分析采取纠正措施全面进行改进。

  G.评审认证阶段
  1.认证申请
  通过以上六个阶段, 学校可以向认证机构提出认证的申请。对于认证机构的选择,原则上说哪一家认证机构都是经国家认监委(CNCA)批准成立和国家认 可委员会(CNAB)评定认可的,非法认证机构鲜有耳闻,他们的证书上边都有国家认可委员会(CNAB)的标志和“国际认可论坛 和太平洋认可合作组织质量管理体系多边承认协议成员认可”的标志,是国际互认的,不存在谁的证书含金量高这样的问题。随 着学校ISO9001质量管理体系认证的逐渐增多,绝大多数的认证机构都已做过学校的审核,已积累了不少经验。另外咨询师也会凭借多 年的工作实践向学校做一些介绍和推荐,一般来讲学校不用为此事费什么心。认证费一般在2-3万元,视学校规模大小、教职工人数而 定。在与认证机构签订认证合同后,学校即可做审核准备。
        
  2.预 评审(符合性审核)
  因学校是第一次进行质量体系认证,为了让有关人员了解认证的过程及认证的方法,咨询公司应 组建审核组对学校进行一次模拟审核,为认证机构对学校进行的审核做准备。
        
  (二) 向认证机构提出认证申请及评审获证
  在此阶段学校可根据自己的情况及需求决定咨询师是否在认证 过程中进行现场跟踪(既使咨询师在现场也不能回答审核员提出的问题)。现场审核通过后,应对开具的不合格项进行纠正。在审核 组长认可,提交认证机构的技术委员会审查合格后,可以取得认证证书。正式审核的时间长短视学校规模大小、教职工人数而定,一 般为2-3日。
        
  通过以上的所述,基本上将中小学如何进行ISO9001质 量管理体系认证以及该做什么,讲明白了。这些都是我多年从事中小学校ISO9001质量管理体系认证和咨询工作所得出的经验,希望我 讲的这些对要开展认证的学校能起到类似实用手册的作用。如果大家还有什么不明白的地方欢迎和我联系,大家共同探讨。

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