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吉林市水务集团有限公司案例分析

客户名称:吉林市水务集团有限公司
辅导项目:ISO9001:2008质量管理体系
案例分析:誉杰高级咨询师-彭坤杰

    水是万物生命之源,是万物生存之本,世间如果水的质量得不到有效保证,那将无法想象是什么样的环境。可以说水是一切食品质量保证的前提,是保证万物生存的前提,所以水的质量对于供水行业(企业)来说,保证供水质量不仅是为了企业的发展和生存,更是人类生存之重担。    保证水质,除了有先进处理设备、工艺,完善的管理体系是持续保水质稳定性的关键,所以供水企业推行ISO9001:2008质量管理体系势在必行。

    吉林市水务集团是一个具有80多年辉煌历史的供水企业。以供水、污水处理、地下水管理一体化的国有控股企业,集团公司共有3个全资子公司(地下水经营有限责任公司、七家子污水处理有限责任公司、吉林市水务工程设计院有限公司),1个控股子公司(凇城水表有限公司),和9个分公司及3个直属机构和12个部(室)组成,拥有自来水厂5座,污水处理厂1座,日供水能力50万吨,污水日处理能力30万吨。 为了有效更好实现董事长提出“一个目标、两个突破、三个转变、四个满意、五个一流”的总体目标和规范集团管理标准,集团在2010年3月与广州誉杰管理咨询有限公司深圳分公司(以下简称誉杰公司)签订ISO9001:2008质量管理体系咨询合同。

    誉杰公司为了更好的服务于客户,组建以具有多家供排水机构成功咨询经验的咨询团队,即吉林水务集团咨询组,负责吉林水务集团管理体系培训、建立、实施、改进的全面咨询。

    为了建立有效、适宜、充分的管理体系,誉杰公司咨询组深入集团的全资子公司(地下水经营有限责任公司、七家子污水处理有限责任公司、吉林市水务工程设计院有限公司),控股子公司(凇城水表有限公司),和9个分公司及3个直属机构和12个部(室),5座自来水厂,污水处理厂全面调研、分析,并与集团高层人员针对集团后期发展规划进行交流,誉杰公司咨询组总结出集团在成功方面经验和在管理上先进的一些管理理念,以及集团管理与ISO9001:2008质量管理体系要求的差距,誉杰公司咨询组将整个调研编写成了60多页的调研报告,提出改善建议与相关的要求,同时为质量体系的建立、实施夯实了基础。

    了解和掌握ISO9001:2008质量管理体系要求是推行质量管理体系成功与否的关键所在,誉杰公司派出资深咨询师对集团中层以上人员进ISO基础知识、ISO9001:2008标准条文、管理意识、质量管理体系内审员等培训。通过有效培训,吉林水务集团中层以上管理人员对ISO有了一定的认识和了解,对后来文件的编写、实施与推行奠定了有力的基础。

    文件的编写、修订、审核历时8个月,誉杰公司咨询组组织各部门负责人、ISO推行人员、文件编写人员在不影响其它工作正常开展情况下利用工作的空档时间、休息时间、周末加班等时间来学习ISO9001:2008相关的知识、文件编写、修订和文件的审阅。在这8个月时间里,在各部门负责人、ISO推行人员、文件编写人员积极配合下和誉杰公司咨询组的指导与共同的努力下,共完成了一级文件《质量手册》、二级文件---12个程序文件、30份各部门《管理手册》、建立岗位说明书359份、梳理并绘制公司管理流程和作业流程192个、管理制度238份、作业规范文件208份、整理和新编表单685份、识别并收集整理法律法规性文件363份。誉杰公司咨询组并对所编写的文件与ISO9001:2008标准符合性进行逐一审核。咨询师在审核文件过程中本着为集团发展的需要、集团的管理现状、资源的配置、行业的特殊性和集团的所处在环境因素以及充分考虑文件的可操作性、充分性、适宜性,提出了有利于集团“规范化、专业化、标准化、常态化”的有效建议和要求,为集团公司ISO9001:2008质量管理体系的有效运行铺垫扎实的基础。

    ISO精神强调“该写的一定要写到,写到的一定要做到,做到的一定要有效,有效一定要讲证据”。吉林水务集团管理体系文件发布以后,相关单位部室是否有效执行就是体系运行成功与否的关键,誉杰公司咨询组提出以下要求与建议:

    一、质量管理体系文件学习要求

    各部门、单位分管副总理经理、负责人组织本部门、单位人员学习,学习的要求如下:

     1、分管经理、各部门、单位管理人员学习质量质量管理体系《质量手册》、程序文件和本单位的管理手册,学习完成后需要清楚公司的质量方针、质量目标、与本部门有关的程序文件要求、本部门/单位的所有质量目标和质量目标相对应的部门职责、岗位的职责、直属下属的职责、本岗位开展工作有关文件是哪些、公司与本部门、单位有关流程以及本部门、单位的在流程管理中的作用与职责、与本岗位有关的表单是哪些、哪些记录是自己去审核、哪些是自己要去批准、哪些是自己去填写,各份记录填写的时机是何时。学习完成后需向本部门、单位所有人员宣传公司的质量方针和质量目标;

     2、一般工作人员需要学习本岗位有关的程序文件和本单位管理手册,学习完成后需要清楚公司的质量方针、质量目标与本岗位有关的文件要求、本部岗位对应的质量目标和质量目标统计的要求、本岗位的职责、与本岗位有接口关系岗位的职责、本岗位开展工作有关的文件是那些、与本岗位有关的表单是哪些、哪些记录是自己去填写、哪些资料是自己要收集、哪些是要提交给上属审批、每份记录填写的时机;与本岗位有关流程图有哪些以及本岗位在流程管理中的作用与职责;

     3、由ISO推行组长与企管办不定时对各部门单位负责人和各岗位的人员进行检查,并将检查结果及时反馈给誉杰公司咨询组长。

    二、质量体系实施要求

     1、各部门、单位文件在学习过程中需要确认哪些要求是日常工作的管理要求,学习一份文件,就执行一份文件,日常的工作在质量管理体系中做出明确规定的,需在学习完成一周内全部实施;

     2、对于文件中规定为月开展的工作要求,从当月必需全面按照文件的要求执行,如规定为每年执行的有关计划性工作,以前的工作没有做或是以前没有要求的,要求在当月月底前补充该计划性的工作。

     3、文件在运行过程中,发现不能做到、不适用、漏项的地方,必须及时向ISO推行组长或相关领导报告,及时反馈给本部门单位的文件管理员(文件编写员),文件管理员必须清楚记录所遇到的问题,每月月底提交给企管办备案,企管办并将各部门反应的问题提交给ISO推行组长组织相关人员处理;

     4、各部门、单位、分公司、子公司从当月份开始统计本部门、单位的质量目标,统计完成后交企管办汇总,企管办从当月份开始向对未达成质量目标的责任部门发出整改要求。

    三、质量体系运行的日常检查要求

     1、建立质量管理体系运行日常检查小组

     (1)小组成员与职责:

     组长: 建议由推行办组长承担

     组员:由企管办人员和集团全面参与ISO9001推行的人员承担(3-5人)。

     (2)小组职责:

     组长:负责组织各部门、单位文件运行的学习和组织检查小组对体系运行状况的检查和组织检查不符合的改善;负责向最高管理层(总经理、董事长)提出体系运行的有关资料需求。

     组员:负责跟进各部门、单位文件的学习和体系实施的指导与实施状况的检查,并负责检查发现不符合的改善跟进和向组长报告。

     2、质量体系运行的日常检查

     (1)检查小组每月月底制定下月的检查计划,每月检查要覆盖所有的部门单位、分公司、子公司;

     (2)第一个月的体系检查分两阶段进行,第一阶段主要是检查各单位质量管理体系文件的学习状况,检查内容主要是各岗位是否清楚公司的质量方针、质量目标、与本岗位有关的文件要求、本部岗位对应的质量目标、和质量目标统计的要求、本岗位的职责、与本岗位有接口关系岗位的职责、本岗位开展工作有关的文件是哪些、与本岗位有关的表单是哪些、哪些记录是自己去填写、哪些是自己要收集、哪些是要提交给上属审批,各份记录填写的时机;

     (3)第二阶段检查的主要内容主要是各部门单位、分公司、子公司是否按照质量体系文件的要求开展工作,需填写的记录是否有填写,填写是否规范、该签字的地方是否都有相关责任人签字;

     (4)企管办在检查前需提前做好每次的检查表,在检查过程中发有不符合要求及时记录到检查中,并按照《过程、产品的监视和测量管理程序》的要求开具《日常检查不符合单》,通知责任者立即整改,并验证整改效果。

    集团体系文件运行3个月后,誉杰公司咨询组到现场组织集团已通过培训合格的内审人员对集团体系范围内的所有部门、单位进行内审,誉杰公司咨询组根据ISO9001:2008质量管理体系标准的要求组织集团内审人员成立内审小组,指导编写检查表和现场审核指导;通过质量管理体系内部审核,对集团、各单位建立的质量管理体系的符合性进行评价,寻求改建的机会并加以完善。内审组通过对各部门的审核方式找出存在的不足之处同时加以指导,及时向相关单位管理人员提出发现问题,提出整改要求和完善建议,并总结相关部门在体系运行中取得的成功经验传达到集团各部门共享。通过内审,各部门不但及时发现存在的不符合,而且是部门与部门之间相互学习、相互了解工作流程、工作关系有效沟通与交流;是集团体系有效全面运行有效方法和手段。

    质量管理体系管理评审:誉杰公司咨询组根据吉林水务集团行业的特殊性、和管理的需要、结合ISO9001:2008质量管理体系标准的要求,指导集团各单位负责人编写管理评审输入报告,并对质量管理体系的适宜性、充分性、有效性进行评价。各部门按照以上要求编写成管理评审会议的输入报告,报告对本部门的工作业绩、质量目标的实现进行了总结,对存在的不足和资源的需求进行了分析,并提出了改进措施。在评审会议上,集团高层管理人员对管理体系有效运行和取得管理上的进步给予充分肯定。

    在2012年3月,吉林水务集团的咨询工作共经历了8个阶段的咨询过程,并顺利通过第三方认证机构的认证,审核专家组对吉林水务集团质量体系建立适宜性、充分性、有效性做出很高的评价。吉林水务集团高层对誉杰公司以及咨询专家的咨询工作给予充分的肯定和衷心的感谢。

 
 

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